TEDxFZU第二次沙龙活动反思

一月 19th, 2013 | Posted by TEDx大学汇 in 活动感想 | 组织者感想 - (TEDxFZU第二次沙龙活动反思已关闭评论)

文+供图/吴莉娇   新浪微博:http://weibo.com/u/2548091300

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活动前期:

1、活动主题:我们这次的主题是“try something new in 30 days ”,源于马特卡茨在TED上的一次3分37秒的简短演讲。但是这个并非是我们看了这个视频而确 定这次沙龙的主题。故事源与在12月8日在参加TEDxFuzhou的年度大会上,有幸见到了Oliver Ding大叔,我们一起聊到了TED和TEDx在高校的举办情况,他跟我说到了新四年的“马特焕新”,之前仅仅听说过这个名词的我马上来了兴趣,回到学校 后开始去四处搜集“马特焕新”的资料,在我们沙龙活动的三周前开始向我的伙伴们提出一起马特焕新,于是基本上就确定了此次沙龙的主题。事后,我认真的想了 想,其实大家一起确定沙龙主题是一件很有趣的事情,团队的伙伴们可以异想天开,把自己感兴趣的、自己曾经有过了解的主题搬出来,大家一起讨论筛选出合适的 主题,我可以预想到场面会是各种争吵解释,可能出现种种不协调,但是毕竟这会是一个团队成员互相交流碰撞的好机会,值得以后去尝试啊。在定主题这一块,等 以后时机成熟了,会让我的伙伴们共同参与。大胆猜想,如果可以的话,我想让队伍中的主题提出者成为沙龙活动的总策划,由他来展开一次活动。

2、准备时间:这次活动的准备时间为3周。第一周我们确定主题,搜寻合适的活动地点。无奈大家准备六级英语考 试,其实没有多少的实质性的准备与进展。第二周,我开始去确定合适的地点,寻找speaker。第三周我们分工合作,这次我们终于有了活动的文案,活动任 务清单,保证大伙儿人人都有任务执行,人人都有参与感。

3、地点选择:在第一次活动结束的时候,我们就一直在忧思福州大学这边到底有没有合适的地点举办沙龙,最后 选出三个地点等待我们评估。第一个是我们素拓楼119室,一间类似学校教室的房间,场地较逼仄破旧但是好申请投影仪。第二个是在院办的咖啡厅,环境优良, 但是无奈此地点缺少必要的投影仪设备。第三个是在我们学校四区的学生街一家创意牛排馆,店主是福州大学07级的学长,此店不同寻常,不仅话筒投影仪等齐 全,店主他也超级能侃。于是综合上诉的情况,我们决定从第三个地点方案入手,找学长聊聊。我们过去两次都因不巧合没能和学长坐下来长聊,第三 次去的时候,学长爽快答应让我们免费在他的店里举办沙龙,当时要离开牛排馆,我 和队里的张晨羽感动的都想去拥抱潘永锋学长了。

4、活动讲者:这是沙龙的一个关键点。这次的沙龙有四位speaker,他们都比较符合我们活动主题:有第 一次骑行者,有减肥者,有校阅读量第一的学姐,还有从小小职员变身店长的潘永锋学长。由于时间较匆忙,我自己选定了四个讲者后给了他们大概四天的时间准备 演讲,并且每一位讲者都配备了队里的一个人去跟进,包括和讲者交流沙龙的讯息,TED的规则,帮助制作ppt, 相约进行试讲改进。

5、宣传及听众报名:在这次活动的宣传上,我们仅仅采用了新浪微博发布讲者信息以及报名地点,这对于我们来说是有 一定的风险的。要知道,这是在期末考试月了,能出来参加活动的同学本身就比较少了,再加上狭窄的宣传途径,最后有可能导致我们到场的观众人数极少,那对于 团队举办沙龙的自信心以及讲者的热情都会大有损害。所幸,这次到达现场的人数共有45人,虽然超过了我们当初预期的30人,但是确实给了我们团队很大的鼓 舞啊,TEDxer一定会再接再厉的。

6、海报制作,DV拍摄视频剪辑和微博直播:在这海报上我们做的还是不足的,海报制作上只是简单的美图秀秀,令人汗颜,有粉丝反应我们的 海报宣传过于简单小儿科了,我们还需要努力啊。在这次的沙龙结束大家自主交流时倒是有擅长ps的听众跟我们说对我们的活动很是感兴趣,希望能加入我们,这 对我们来说是力量的壮大啊,未来会更美好的。

 

活动中期:

1、活动时间是在晚上7点,我们团队现场控制组的成员们早在4点半就来到了活动的现场,提前开始 布置场地,刚刚开始的时候我们打算将作为安排成为课堂型的布置,但是斟酌了好久,最后在咖啡厅的店长建议下,我们排成了U字形,感觉更加自由,效果好多 了。活动的现场控制组早早到场调试投影仪灯光等,中间出了不小的延误,幸好永锋学长及时帮我们解决了,有这样强大的学长真是好啊,这次的现场控制组大家都 说好。

2、主持人在沙龙开始前就已经充分的准备好讲稿,同时在每一位讲者试讲的时候都有在现场旁听,根据讲者的内容设置问题和互动,现场气氛很high,主持人表现很好。当然啦,大家说到了,主持人需要更加自然,更加随性一点哦。

3、位置引导:这次沙龙结束时,我们团队在反思讨论时有提到这样的一个问题:由于有事会晚到,部 分听众会在沙龙进行时进入我们的活动地点,进去时会给其他的听众造成困扰,导致现场稍稍有些混乱。于是团队成员们一起讨论到底该去怎么解决这个问题:有人 说可以借鉴TEDxFuzhou的沙龙模式,给每一位编号根据序号进场找好位置,也有人说对于晚到的听众是否考虑不该让他们入场等等,这个讨论的场景让我 觉得大伙儿都好可爱啊,思维的迸发后,我们决定在以后的活动中让现场签到组腾出一人专门负责引导听众的座位安排,即让早到的同学往远离进场门口较远的位置 入座,这样在离进场入口较近的位置就有一定的位置腾出来,方便晚到的同学入座,减少走动。

4、沙龙时间控制,节奏把握。这次沙龙历时2小时,原本打算是这样的一个流程:预热视频播放,马 特卡茨焕新视频播放,视频解构,四位讲者演讲,沙龙结束,听众自主交流。后来改成:预热视频播放,马特卡茨焕新视频播放,视频解构,2位讲者演讲,TED 精彩视频播放,另外2为讲者演讲,沙龙结束,听众自主交流。最后实际变成了:预热视频播放,马特卡茨焕新视频播放,视频解构,2位讲者演讲,TED精彩视 频播放,另外2为讲者演讲,场下一位听众自发上台演讲(此听众既有12块钱骑行的经历,又有健身成功的令人尖叫的体验),沙龙结束,听众自主交流。活动最 后这位听众带来的分享为我们留下了深刻的印象,但同时也暴露了我们这次沙龙一个相当大的不足:我们沙龙给观众互动交流的时间太少了,我们在努力营造一个自 由、自然、自信的沙龙氛围下,互动交流这一块需要我们重新去设想好沙龙的节奏。

5、沙龙结束后,很多听众留下来帮助我们一起整理活动现场,还和讲者一起交流,大家和讲者围成一小圈,现场看了令人很是happy。

 

活动后期:

1、张晨羽是我们行政组的负责人,这次在活动结束后她整理出了我们此次活动的报名表,签到表,活动反馈问卷,问卷回复信息整理,很是及时,有始有终。

2、卢祯是此次视频拍摄以及后期剪辑者,虽然视频在多处都需要再次改进,但是视频已经及时上传了。

3、张洵洵在活动结束后搜集了现场的各种照片,整理成集了。

4、吴莉娇综合了大家的意见,写了这样一份简单的活动分享,反思速记。

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总结:

这是我们第二期的沙龙,这是我们沙龙量的增加,也是一次质的提升,团队的执行能力真的都有提 升了。好的活动能够吸引听众,更能增加我们的自信心。接下来,我们还有3月份的第三次沙龙和四月份的university event。这对于我们来说是更大的一次考验和令人兴奋的体验。今天还收到了TED官方的邮件,告诉我离我们的event还有3个月多,我们需要紧张的筹 划啦。在此,还是要感谢那么多的人帮助我们,那么多的人还能帮助转发我们的微博,还要感谢潘永锋学长的精神和物质上的支持,感谢团队每一个人的付出,接下 来,我们回忆起好好策划我们的4月份的大会,我们在行动,我们一起加油。

TEDxFZU 11月23日沙龙“我们是青年”活动反思

十一月 25th, 2012 | Posted by TEDx大学汇 in 活动感想 | 组织者感想 - (TEDxFZU 11月23日沙龙“我们是青年”活动反思已关闭评论)

文/吴莉娇

  活动前期:

1、准备时间仓促,仅仅三天将所有的事情办妥势必会让我们的活动现场混乱,与会者会觉得我们准备的不充分,在以后的活动中我们尽可能提前2~3周开始策划准备活动。

2、在活动开始前没能开会交流,团队内部无法明确整个活动流程、细则,做到分工明确、责任落实个人还需要借鉴。(附上大家分享的借鉴策划书以及分工表格)以后的活动会做到细致分工,实行模块责任法。

3、地点选择,前期在预估时没能大胆考虑可能出现的状况(如听众数量多,听众出行是否方便、场地空气质量、设备等等)。西二403教室虽然较符合我们沙龙的氛围,但是这些问题需要团队一起在会议交流时做好预估,前期准备与团队的交流互通真的是太重要了。关于地点的选择:目前,多媒体受限,教室已然不适合我们的沙龙了。据目前我们团队能借到的设备 (主要是投影仪)来考虑我们的地点,当前我们可考虑到的福大内部有管院咖啡厅、几画工作室、各个草坪(露天放映会)、素拓、图书馆空地(可以再补充,有待 我们开发);大学城的学校需要我们和外校学生进行联系、考察;大学城以外的我们也是会去积极考虑的,场所会选择在校外书店、咖啡屋、青年旅社、游园、创意 园区、私家小楼、公司场地等等。总之,地点的选择可以是多元的,多点的,特色的,适众的,地点的选择同时也是我们与外界交流(包括赞助与speaker的选择)的一个良好的契机,可以眼界开阔、敢想敢做。

4、关于教室、多媒体申请的经验分享:福州大学规定,学生活动(需要用到多媒体的)一律只能申请到 文科楼举办,教室申请需要找指导老师、社联签字、教务处分配安排。教室、素拓申请需要提前2~3周确定清楚。西楼、东楼、中楼教室一律不得使用多媒体,若 发现使用,则会被掐断电源,活动中需要调试好设备,并做好设备的备用方案。

5、speaker的沟通方面,没能更好的与嘉宾做好交流,没能向嘉宾做好TED精神与规则的传达,未能深入的挖掘嘉宾的故事和思想,在之前没有做到了解嘉宾的演讲大纲,更没有对嘉宾演讲的时间进行控制(现场缺少能让讲者看到的倒计时设备)。分享一下TEDxFuzhou他们邀请SPEAKER 刘秉言(善恩园园主)的步骤,可以对我们以后活动的speaker邀请方面有所借鉴:1。有人推荐刘秉言,团队产生兴趣;2。到达刘秉言的地点深入了解他 的故事,没有马上亮牌说我们要邀请他去当讲者,而是怀有好奇心去听他的故事,双方建立友好紧密关系;3。团队回去讨论是否刘秉言可以担任speaker, 他的哪些故事可以被讲出来,这对于主题的确定也是重要的;4。发出邀请函,明确目的,搜集更全面更有针对性的讲者信息(帮助制作ppt等),传达TEDx 的精神与规则,说明活动的时间以及需要配合的点。关于我们邀请SPEAKER 的流程,在时间充裕的情况下,大可以借鉴他们的形式,这需要我们尝试建立讲者数据库(与其他的TEDx组织分享speaker,多和身边的人交流TED并 挖掘讲者),团队与外界的交流中需要有一种心态:想想这个人能否成为我们的活动speaker,想想这个人是否有好的speaker可以推荐。而在这个过 程中,我们团队就会使别人不知不觉分享他们的故事,努力让团队与接触的人都成为一个个好的分享主义者。

6、关于听众。此次沙龙分享,我们只在新浪上开放了报名地址,原则上只邀请45人(场地受限),但 是后来团队考虑到这是第一次沙龙(可能信息交流方面做得不够好,而且还有外校的同学加入不忍拒绝),所以对于没有报名直接参与活动的人我们也都接纳进入 了,但这对于营造沙龙氛围方面就没能达到预期效果了。在通知听众发出邀请这一块工作上,我们有短信通知和邮件通知(内容为具体流程安排以及讲者信息发 布),但是最后有部分人没能收到(听众抗议)。座位安排,听众有反应说在座位安排上出现不公平,之前安排给嘉宾的位置后来空缺导致晚来的听众得到位置,这 对于早来的听众是一种打击。在以后的活动中,我们可以开放更多的报名方式(抢座网、wufoo、问卷地址发布到更多的社交 网站去等),在报名过程中可以更多的发布出活动的信息,如在问卷前设置发布活动的流程,讲者信息等。对于沙龙的人数以及邀请,我们需要慎重,像 TEDxFuzhou那样,提前截止日期(沙龙需要提前1~2天截止日期),方便团队对听众信息的统计与之后邀请工作的开展,当然今后的沙龙,我们要做好 最坏的打算,可能人数上会减少,毕竟第一次活动很多人是抱着好奇心前来参加的。关于座位安排,以后我们做到人人平等,先到先得,不占座。

7、海报制作上缺乏专业的技术人员,也没能找到较专业的dv拍摄人。需要我们今后吸收技术型的队友。

8、关于主题确定。此次主题确定虽然较符合我们大学生的现实,但是主题太宽泛。应该是需要一个范围较小,便于大家集中讨论的主题,对于活动主题的确定需要在团队平时的交流中把自己的ideas迸发出来,而这同时,大家能够引发思考,发散思维,这对于团队享受活动过程来说无疑是美好的。

 

活动中期:

1、提前到教室布置场地,在位置安排与现场环境布置上挺好的。以后我们在这一块上需要多多向其他的活动方学习借鉴,得提前到场地考察准备好设计方案。

2、主持人。没有准备串场稿,临场发挥不注重时间把握与流程进度。在仪态与技巧上没有达到主持应 有的素质,虽富有激情,但是缺乏应变能力,对于第一位讲者演讲效果不佳的情况下,仅仅对其履历进行说明,没能救场成功。在语言使用上词不达意,使观众产生 反感心理。肢体语言太过丰富。主持人应当达到串场以及调控时间与活动进度,需要良好的心理素质与应变能力,需要至少提前1~3天确定好台词、组织好语言。重新反思关于观众互动环节的设置(是否提问,提问形式)。

3、意外状况,多媒体被关闭后采用备选方案。这对于今后我们的活动来说是值得传承的,在活动前期分工完成后需要进行我们的备选方案设置。

4、茶歇时期场外交流。与会者对于TED还是相当感兴趣的,对于我们表示感谢,并要求我们把沙龙搬到他们自己的学校去,并建议我们可以往实践上多多发展。这些都很是珍贵啊。

5、嘉宾接待,讲者需要为其安排较为良好的环境让其休息与准备演讲。

活动后期:

1、好在结束活动后有进行现场还原:整理归还好道具,设备,清理卫生,关好门窗。

2、但未进行有关听众对此次活动意见的问卷调查,未及时整理剪辑录制的视频并上传,未及时在社交媒体上发布相关照片。

3、好在进行活动反思会议,检讨反省不足。

总结:

这是我们TEDxFZU的第一次活动,第一次沙龙,总的评价算是“有始有终”吧。但是,无论如何,这却是我们的处女作,她算是刻骨铭心的。我们虽然遭遇种种意外,但是却能够令我们团队成长,我们有理由相信今后可以做的更好,更有质量。

作为活动组织者,我们除了理解TED、TEDx的理念与精神外,更重要的是享受这个过程,一起很快乐的办好TEDxFZU.

生活有进有退,输什么也不能输了心情。Tomorrow is another day!!!晚安,伙伴们。

TEDxFZU微博:http://www.weibo.com/u/2970247583

TEDxFZU 主题沙龙 | #我们是青年#

十一月 21st, 2012 | Posted by TEDx大学汇 in 华东(沪苏浙皖鲁赣闽) | 活动分享 - (TEDxFZU 主题沙龙 | #我们是青年#已关闭评论)

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这是一个日渐富足,但愈发让人混乱和不安的世界,青年人汇集爱和恨,恐惧和向往。
学会去拥抱更多的情绪和思考,和更多青年人一起若有所思,若有所感。

嘉宾:
加拿大籍华人Marcus Wu 舞美设计师
公益图书馆馆主蔡程方。

 

时间:11月23日晚7点
地点:福州大学西二403