TEDxXISU 总结分享

五月 29th, 2013 | Posted by TEDx大学汇 in 活动感想 | 组织者感想 - (TEDxXISU 总结分享已关闭评论)

文/杨清雅 (TEDxXISU策展人)    本站特稿

在完成了4月23日西安首场大型TEDx分享会之后,一直想着总结些经验跟大家分享。对于TEDxXISU(西安外国语大学)类似在学校举办的TEDx university活动,我认为这里有最重要的两点。

  1. 活动许可。在拿到了美国TED大会官方认证license之后,务必尽快与所在校方沟通。因为TEDx活动是以个人名义申请的,对于校园活动,最好是与学校社团或者学生会结合起来,借力起来做活动阻力会更小,当然这样前提是校方不了解TED或者不支持的情况下。也可以多推广些北上广成功TEDx活动的例子,比如TEDxSISU就是学校官网帮助推广TEDx活动宣传;或者TEDxGDUFS,以跟广外ideal创享社结合的方式在校园中推广活动特别成功。
  2. 赞助。对于校园推广,除了场地费用可以免去之外,校园内部线下推广是一定需要赞助的。在西安,我们团队基本上没有遇到对于TED活动感兴趣的企业,所以只能用所有的校园资源来cover支出问题。其一,可以与咖啡厅结合以现场放映会的形式进行合作,具体方式可以参照附上的合作企划案;其二,利用校园资源与教育机构合作进行提供外展,或配合宣传的方式获得赞助。

对于TEDx university 活动,从团队、宣传、影响力来说都是比较容易做出一场优秀的TEDx活动的,因为校园资源最丰富,大学生热情也最高。但是对于校园活动来说如何把TEDx当做长期的教育活动来组织就是需要认真思考的问题了。也希望大家可以跟我多多交流。清雅,sina weibo: 清雅Quiet,Email: QingyaYang.Emma@gmail.com 。谢谢大家。

附:TEDxXISU商业合作企划案 ,http://tedxyue.com/tud_v2/wp-content/uploads/2013/05/TEDxXISU-sponser.pdf。请注意,部分内容可能与TEDx rules有偏差,如赞助商的展台不能设置在会场内部,分会场的设置有部分限制条件,社交媒体中不应出现赞助商等。因此各位策展人在寻求赞助商合作时,务必事先再次阅读rules,了解相关规则。

TEDxMoonLake总结 by Hawa酱

五月 7th, 2013 | Posted by TEDx大学汇 in 活动感想 | 组织者感想 - (TEDxMoonLake总结 by Hawa酱已关闭评论)

文/Hawa酱  作者微博:http://weibo.com/hawa1214  本站特稿

TEDx大学汇主页君希望TEDxMoonLake能够分享办活动的一点小经验,作为团队里唯一一个萌自灵魂的成员(脸红),Hawa就小小的来聊聊吧。

 

一、关于TEDxMoonLake

TEDxMoonLake是2012年8月通过TED大会申请的宁波的TEDx小力量,宁波也许在经济上可以称得上2、3线城市,但在文化上肯定是3线以下了。但实际上,在宋朝,宁波的月湖就是文人雅士聚集、交流之地,算是当时的文化沙龙了,这也是我们为什么取名月湖的原因,不仅仅是因为月湖在宁波的地标性意义,更因为它的历史涵义。

TEDxMoonLake从建立以来,已经举办了两场分享会。第一场:2012年12月23日,主题:“生生不息”,是末日那天的灵感来源,也旨在思想的生生不息之意,那次我们邀请了6位宁波本土和祖籍宁波的嘉宾和1位以色列嘉宾来分享他们的想法;第二场:2013年3月30日,主题:“涌”,因为宁波是山水之城,又简称“甬”,一水一城,润养一方,也为旨于表现思想的“喷涌”。具体信息请看www.tedxmoonlake.com.

 

二、心得体会小分享

1、如果我是观众

TEDxMoonLake的两场分享会,我都参与了,作为TEDxer和在宁波生活的人,我很欣喜看到这样的活动。

第一场分享会,嘉宾的选择比较偏向人文,嘉宾的演讲水平差不多,没有太多演讲经验,但是贵在真挚。演讲活动的场地较大,同时阶梯式的环境使得视觉效果较好。由于大会的人数限制,有一些空位的形成,相信作为观众也是能理解的。对于很多报了名却不能到场的观众可能会有点遗憾。不过高质量的网络视频还是能够弥补这个小遗憾。

第二场分享会,在嘉宾选择上,我们邀请的嘉宾质量比第一次高,演讲经验也较为丰富。但对于嘉宾的演讲时间和外国嘉宾的翻译可能还欠缺考虑。此外,由于主办方在活动前3天遇到了临时的场地取消通知。在这种情况下,也找到了一个也较为满意的场地。但是由于演讲活动的场地较小,且没有阶梯环境,平行的场地使得观众的视线可能不是很好。

总之,两场下来,有进步的地方,也还是有不足的地方。期待TEDxMoonLake的一次次进步。

 

2、因为我是团队成员

这个团队是在慢慢摸索中的,团队成员也在慢慢磨合中。从第一场活动到第二场活动,团队成员的配合度和默契度在提高。这两个度是源于一个系统的组织架构的,TEDxMoonLake正在明确团队系统每个部门的工作任务细则,不知道其他tedx组织能不能分享下各自的组织架构和工作细分指南性的资料。另外,TEDxMoonLake一直有的一个观点就是,细化的工作细则要有,但是分组不分家,像奥巴马大老爷说的那样“we are one”,在团队里没有你和我之分,只有“我们”这一个词。

 

3、我只是团队小leader

从申请TEDxMoonLake到现在,我自己也在不断学习、摸索中,想做tedx很久,却一直没有行动,直到实在不爽自己的拖延,就在一边准备GRE时,一边申请了。还记得那时候,在大热的夏天,在教室外面准备网络会议。直到TEDxMoonLake的申请通过,准备活动,到一场场活动成功举办。我个人也有好多小感悟和小分享。对于团队构件上, 从一开始的身边4人团队到现在30人的志愿者团队,每个人都很努力地来为宁波小沙漠浇灌自己的一点力量。我们不需要每个人都有十八般武艺,只希望每个人都尝试着去做,并且认真地做。我一直在考虑tedx组织的申请人的初衷是什么。

对我而言,我就是想给我家乡整点有意义的事,也想找点有共同爱好的朋友来一起折腾。之前和Lawrence治钧哥哥在上海也聊到初衷,他说到网上竟然有TEDx申请的面经,我那时就觉得很惊讶也很奇怪。TEDx的面试主要考验你对TED和TEDx的认识和TEDx 规则的认识程度,只要自己主动去了解这些信息就可以了。总之还是要问问自己的初衷是什么的吧。

在一次TEDxMoonLake的工作会议互相交流中,提到每个人加入TEDxMoonLake的初衷是什么,总结如下:学习/ 接触更多的资源/ 兴趣/ 寻找志同道合的朋友。不知道其他的tedx团队成员你们的初衷是什么呢?

在清楚自己的初衷后,我们是基于共同理想的一个团队,那么在团队构建上,分工和合作、效率的工作、延续的工作热情,这三点是作为团队leader要在心的。

 

4.演讲活动的准备

(1)关于讲者
每一场TEDx活动最重要的是演讲者,他们的内容、表达方式、表现形式,从内容到技术支持都要引导和配合演讲者。我觉得拿TEDx跟TED大会比较讲者的演讲质量是没有可比性的、也不存在这样比较的必要性。但是我们可以学习TED的讲者精神并努力将之付诸实践,另外,作为中国本地化的TEDx团队,我的个人理念是:TED精神+落地性

A、讲者选择
讲者的选择要考虑讲者与团队所在地的时空匹配度,即实地距离成本和讲者的时间成本。这两类成本涉及的就是团队与讲者的配合程度了。
实地距离讲者的交通、时间成本有关;与讲者的演讲质量以及讲者的当地适应速度有关;更与讲者能否参与试讲有关。如果是当地的演讲者,一个没有任何演讲经验的讲者,也可以在前期的沟通和试讲后的再沟通后,在活动当天呈现较理想的演讲效果,当然这是在互相配合的前提下,相信一个讲者答应演讲后会认真准备和配合团队工作的;而如果是非当地甚至跨国的讲者,那么团队除了保障讲者的交通外,更要花大精力在讲者的演讲内容引导上。

B、讲者演讲
在邀请一个讲者之前,务必要从网络上搜索与这个讲者有关的信息、新闻、甚至研读作品,这对后期与讲者的沟通和内容引导有很大帮助。另如果是自己不了解的领域,可以以一个普通观众的角度出发来与讲者交流,这其实也是对讲者本身的演讲方向的选择也是一个引导。
在确认讲者后的引导过程中,分演讲内容和演示文件引导为主。演讲内容的引导,TED演讲十诫可以算做一个参考,但是归纳最简其实就是:不推销的心态,不铺陈的表述,而要深入得分享属于讲者自己的故事和道理。演示文件的话,还是设计组来给修改建议吧。另外,在讲者内容选择上,建议可以让讲者看几个TED视频,可以是他这个领域的视频,或许对讲者是不错的引导吧。

C、讲者维护
讲者和团队一样都是志愿来分享的,所以团队应该体谅讲者的生活习惯,比如吃、住、行。如我们第二场活动时,我们的讲者苏秋萍老师,口味清淡,这是我们之前没有考虑到的,当他到的时候,他便感觉宁波的菜肴味道偏咸,所以他想喝无糖的可乐,而在住的地方没有无糖可乐出售,我们便到附近的便利店寻找。但是在第二天的活动现场,我们就提早准备好了无糖可乐。我想讲者这样认真地准备,我们的细心和体贴是应该做到的。

(2)关于赞助商
寻找赞助商我只有一个想法:机遇+充分的准备+不放弃

(3)关于团队建设
我们现在需要并在做的有:团队运营手册+团队小组工作任务说明。等我们团队摸索出一套系统后,再和大家分享吧。

还有好多好多可以写的,好像说得有点多了,长微博能发吗?最后都草草得带过了。虽然干货不多,但是还是希望和更多的TEDx组织和同类型活动组织者的交流。我们都在灌溉自己的一点力量。那么努力吧,让雨点来得更大一点吧。

Ps: 我想借这次机会,跟TEDxMoonLake的团队成员说声辛苦了,萌主爱你们。呀呼~

TEDxBUCT经验分享 | 嘉宾联络部分

四月 24th, 2013 | Posted by TEDx大学汇 in 活动感想 | 组织者感想 - (TEDxBUCT经验分享 | 嘉宾联络部分已关闭评论)

文/郑欣(TEDxBUCT策展人)  作者微博:http://weibo.com/caomuxiaowai  本站首发

2013年4月14号,TEDxBUCT首次大会“奇有此理”圆满举办。整个活动前后筹划了四个月之久,所以从时间维度上说,我们算不上出彩。但是前前后后受到了许多帮助和鼓励,这是TEDxBUCT非常感激的,正是由于朋友们的帮助和团队成员的努力,首次活动比较圆满。从拿到license开始,招募团队,团队磨合,到活动举办,历时近半年。虽然我不想强调说慢工出细活,不过很认真的讲,TEDx event真的不是一件可以着急的事情。

很多朋友们都称赞我们这一次请来的嘉宾非常给力,都在问我们是如何将这些大牛凑到了一起去的。这篇分享我希望和大家分享一点我在这方面的小心得,欢迎探讨。

其实TEDxBUCT作为新生力量的团队,只做过一次TEDx event,并没有非常多的经验和值得大家探讨的有营养的成分。关于团队建设、未来的发展方向、团队推广、文案策划、活动执行等各个方面,我们还非常稚嫩,也欢迎各方大神指点迷津。希望我们也能够尽绵薄之力,给更多新鲜的TEDx team 以帮助。我们在自己的筹备过程中,请教了许多其他的TEDx licensee 从他们那里得到了宝贵的经验,连同这次的经验一并总结给大家,站在巨人的肩膀上写出这篇分享。

1, 前期筹备

一场TEDxevent 必须是跨学科多领域的思想碰撞与交流,那就意味着,首先我们的主题不可以单一、单向。起一个怎样的名字,还是在于各个团队自己的喜好,但是主题所要表现的思想价值和观念,通过主题所传递出来的内容和思想尤为重要,这个必须是融合的、多样化的。

(1)   主题与演讲者的先后顺序
也许你会问,作为策展人,多多少少都会有一些自己的人脉,我们是该先确定演讲者,再定主题还是反过来做?
我的建议是,主题优先。当然,如果你有些演讲者资源是早都确定好可以来的,为了搭配这个演讲者来请一些其他领域的人也未尝不可,但是主题不要被讲者带跑了,你们心中要有一个大致的方向。

(2)   主题的确定
主题的确定,可以多种多样。如果团队成员有天马行空的创意,尽快的记录下来。主题虽然是必须交叉学科,但是也当然不可能眉毛胡子一把抓,什么都想讲必然什么都讲不好,对于科技、娱乐、设计这三个主要领域,应该至少有一个占主流。其他的,在中国本土化常常讲到的公益、青年成长、创业、女性价值观、旅行、其他艺术人文表现形式等等这些,要选择重点。
主题配合大约的版块进行配合确定之后,大致这一期的TEDxevent会成为一场“科技+旅行+公益”的盛宴还是“娱乐+创业+青年成长”的大餐,就因各自的情况而定了。但是切记,一定要是多领域。根据TEDxevent时间限制,每场活动3-4个版块基本就可以持续半天的长度,所以3-4个版块作为一个下午的活动比较适宜。
主题+版块心里有数以后,每一个版块对应的不同的领域也显而易见了。

(3)   潜在演讲者的确定和选取
不同的版块、领域内都有杰出的演讲者资源。首先要做好心理准备,你们寻找的潜在演讲嘉宾也许根本就不搭理你,或者礼貌的拒绝你,甚至拖延不回答你,这些情况都会发生,但是在时间充足的情况下,这些都不是问题。千万不要一开始过度的寻找演讲者。
所确定的每一个版块里寻找一到两个讲者,一次可以联系所有的版块的讲者,但是每个版块不要超过两个人。对于单独的一个版块,最好等到一个潜在讲者明确给出回复,来或者不来以后再决定要不要在此版块继续邀请其他演讲者。当然,仅作为建议,如果你们认为寻找讲者越多越好,就忽略这一段。
选取讲者以什么原则呢。个人建议,首先不管这个演讲者是否是学生,或者工作了的人,是云游四海的人,还是风度翩翩的学者,先切合你们的主题,ta所要分享的内容和你们预计的差距不大,并且你对这个人要有一定程度的了解。TEDxevent存在的价值是促进我们所在的城市、社区、大学里有更多的思想传播,所以这个人所分享的东西,必须是有思想价值的,至少ta所从事的领域是有思想价值的。
其次,这些演讲者也许有的人有演讲经验,当然以有演讲经验的优先,但是那种做讲座次数很多,一次能讲2个小时的人慎请(即使请也要沟通好,每个嘉宾的时间不超过18分钟)。对于没有演讲经验的嘉宾,可以在活动开始前和ta多次反复斟酌讲稿,并安排彩排,以确保演讲质量。
第四,这些演讲嘉宾在和他们取得联系之前最好通过你们的团队去认真筛选和查看他们的资料,确保嘉宾质量过关。
最后,请尽量使这些演讲人处于差别不大的层次上,不论是演讲质量还是社会地位。当然也许会有一到两个非常突出,或者一到两个稍微不那么精彩的,这都不要紧,整体保持一致就好了。

2, 中期联系

磨刀不误砍柴工,确定主题和确定潜在演讲者要花费多一些时间。免得后来大家发现方向不对,再改动的话就不容易了。
潜在演讲者确定了,联络的过程也是相当长的。

(1)   怎样和你想要的演讲人取得联系
前面提过,你请来的人可以是各个领域以及年龄段的人,只要ta的激荡思想的火花。都可以尝试去请。如果是你周围的同学、有独特学科理念和奇妙的人生经历的熟人,朋友的朋友,找起来相当方便,寻求推荐是非常靠谱的方法。对于这一类的人,虽然我们没有请过,但是建议,不管是否口头有邀请过,如果要确定请ta来,最好发一封正式的邀请邮件给他(邀请邮件的整理下文会提到)。
如果是大学里的TEDx event 资源就更加丰富了,各个领域学科的教授、老师都可以去请,这种资源也是非常容易获得的,也建议先打电话,再告知他们查收邮件。
最后一种就是社会人士以及名人。网络时代相当便捷,在不打扰他们个人生活的前提下,通过网络途径寻找是再方便不过的了,微博、博客、公共微信都是可以使用的渠道。

(2)   嘉宾联系过程
嘉宾首次取得联系可以有多种方式,但是正是发出邀请最好是以邮件的形式。邮件可以写的比较长,并且将你们的邀请意图、活动主题、团队介绍等内容都发给嘉宾看,让他对你们产生信任,并且诚意的表示希望合作。
首次邮件中就可以提到最好见面商议的事情。见面以后你们再就主题、演讲内容等等去进行详谈,并且包括Release的签订等等。
之后的邮件沟通确定讲者是否使用PPT,PPT你们是否有自己的模板供他们使用等等,彩排的时间,或者沟通讲稿之类的过程。
由于我们这一次请的嘉宾基本都是已经工作的人,有一些非常有名的人,所以他们基本都非常的忙,所以可能嘉宾回复邮件的速度不会如你预计,要非常耐心,适当的时候,可以善意地进行催促。
在沟通过程中,有些嘉宾更希望我们对ta的讲稿提出修改意见以及演讲建议,所以要耐心,因为嘉宾对于我们的活动付出了时间和精力,我们更要相信并感谢他们的努力。

3,  后期沟通

在活动开始前的三天,最好就确定了讲稿以及PPT,如果有必要,安排预演。要和嘉宾协商好时间,尽量不要耽误他们的时间。
和嘉宾如果成功沟通到了后期,那么他们活动当天不来的可能性就非常小了。如果嘉宾到现场彩排,最好安排专人去接送引导。

4, 一些小的沟通技巧

对于嘉宾联络这部分工作,我们是团队的嘉宾联络组先一起确定请哪些嘉宾,这些嘉宾大致可以来分享哪些版块的内容。再分别去联系,每个嘉宾都有专人负责,专人协商稿件,有一个负责人负责督促和审核整个过程,这个联络组的负责人心里要有数,现在进度如何,联络的嘉宾是否需要增加等等,什么时候要PPT 什么时候要演讲稿,这些都是要计划好,嘉宾比较忙,即使给了一些时间节点,前后有一些误差是OK的,但是不能无限地向后拖延。这个会特别影响整体的进度,包括宣传的进度、设计团队的进度等等

(1)   卖萌可取?
我们团队的成员小至大一,大至研三都有分布,所以联络起嘉宾来风格也各不相同,当然年龄比较小的可能倾向卖萌,但是不论你是否想卖萌,我建议及时收住。至少你们的第一封邀请邮件要正式、工整、专业化。这样比较容易获得嘉宾对你们团队的信任。当然,你和嘉宾越来越熟以后,卖萌就是自己的权力啦~

(2)   对于不同层次的嘉宾
对于常常奔走于各演讲场合,或者口才了得的嘉宾,避免给他们强调演讲技巧问题以防班门弄斧,对于这类嘉宾反而要认真强调18分钟的演讲规定,反复强调。事实证明,这些事情只要你肯说,嘉宾一般都会遵守,即使超时也是在3分钟之内的。对于舞台经验不丰富,或者容易紧张的讲者,可以多多沟通,多多鼓励,提出修改意见,我相信对于这一类讲者,会比较容易成为朋友。
对于一些完全没有时间彩排,让你看他们的讲稿的讲者,怎么办呢。当然,如果事先你知道要请的这个人特别忙,那就尽量减少请“大忙人”,另外,这类人一般名气很大,演讲水平也不差,所以还是要稍作沟通,确保活动的完成。

(3)   对于嘉宾的答谢
虽然TED官方邀请是不可以支付嘉宾任何的费用,但是如果嘉宾来自特别远的地方,在你们经费充足和允许的情况下,路费、晚饭等等情理之中的答谢当然是应该有的。对于每一个嘉宾,也可以给他们准备一些些有创意小礼品,或者是团队自己作为的东西,以示谢意。

其实,我也只是看过几场北京的TEDx event对于一场真正非常赞的,结构设置清晰、嘉宾内容给力的TEDx event 我还没有自己的定义,但是愿意和更多的TEDx licensee学习、交流。希望看到TEDx event在中国传播更多更新更好的思想,希望看到更好的未来。