TEDxBUCT经验分享 | 嘉宾联络部分

四月 24th, 2013 | Posted by TEDx大学汇 in 活动感想 | 组织者感想

文/郑欣(TEDxBUCT策展人)  作者微博:http://weibo.com/caomuxiaowai  本站首发

2013年4月14号,TEDxBUCT首次大会“奇有此理”圆满举办。整个活动前后筹划了四个月之久,所以从时间维度上说,我们算不上出彩。但是前前后后受到了许多帮助和鼓励,这是TEDxBUCT非常感激的,正是由于朋友们的帮助和团队成员的努力,首次活动比较圆满。从拿到license开始,招募团队,团队磨合,到活动举办,历时近半年。虽然我不想强调说慢工出细活,不过很认真的讲,TEDx event真的不是一件可以着急的事情。

很多朋友们都称赞我们这一次请来的嘉宾非常给力,都在问我们是如何将这些大牛凑到了一起去的。这篇分享我希望和大家分享一点我在这方面的小心得,欢迎探讨。

其实TEDxBUCT作为新生力量的团队,只做过一次TEDx event,并没有非常多的经验和值得大家探讨的有营养的成分。关于团队建设、未来的发展方向、团队推广、文案策划、活动执行等各个方面,我们还非常稚嫩,也欢迎各方大神指点迷津。希望我们也能够尽绵薄之力,给更多新鲜的TEDx team 以帮助。我们在自己的筹备过程中,请教了许多其他的TEDx licensee 从他们那里得到了宝贵的经验,连同这次的经验一并总结给大家,站在巨人的肩膀上写出这篇分享。

1, 前期筹备

一场TEDxevent 必须是跨学科多领域的思想碰撞与交流,那就意味着,首先我们的主题不可以单一、单向。起一个怎样的名字,还是在于各个团队自己的喜好,但是主题所要表现的思想价值和观念,通过主题所传递出来的内容和思想尤为重要,这个必须是融合的、多样化的。

(1)   主题与演讲者的先后顺序
也许你会问,作为策展人,多多少少都会有一些自己的人脉,我们是该先确定演讲者,再定主题还是反过来做?
我的建议是,主题优先。当然,如果你有些演讲者资源是早都确定好可以来的,为了搭配这个演讲者来请一些其他领域的人也未尝不可,但是主题不要被讲者带跑了,你们心中要有一个大致的方向。

(2)   主题的确定
主题的确定,可以多种多样。如果团队成员有天马行空的创意,尽快的记录下来。主题虽然是必须交叉学科,但是也当然不可能眉毛胡子一把抓,什么都想讲必然什么都讲不好,对于科技、娱乐、设计这三个主要领域,应该至少有一个占主流。其他的,在中国本土化常常讲到的公益、青年成长、创业、女性价值观、旅行、其他艺术人文表现形式等等这些,要选择重点。
主题配合大约的版块进行配合确定之后,大致这一期的TEDxevent会成为一场“科技+旅行+公益”的盛宴还是“娱乐+创业+青年成长”的大餐,就因各自的情况而定了。但是切记,一定要是多领域。根据TEDxevent时间限制,每场活动3-4个版块基本就可以持续半天的长度,所以3-4个版块作为一个下午的活动比较适宜。
主题+版块心里有数以后,每一个版块对应的不同的领域也显而易见了。

(3)   潜在演讲者的确定和选取
不同的版块、领域内都有杰出的演讲者资源。首先要做好心理准备,你们寻找的潜在演讲嘉宾也许根本就不搭理你,或者礼貌的拒绝你,甚至拖延不回答你,这些情况都会发生,但是在时间充足的情况下,这些都不是问题。千万不要一开始过度的寻找演讲者。
所确定的每一个版块里寻找一到两个讲者,一次可以联系所有的版块的讲者,但是每个版块不要超过两个人。对于单独的一个版块,最好等到一个潜在讲者明确给出回复,来或者不来以后再决定要不要在此版块继续邀请其他演讲者。当然,仅作为建议,如果你们认为寻找讲者越多越好,就忽略这一段。
选取讲者以什么原则呢。个人建议,首先不管这个演讲者是否是学生,或者工作了的人,是云游四海的人,还是风度翩翩的学者,先切合你们的主题,ta所要分享的内容和你们预计的差距不大,并且你对这个人要有一定程度的了解。TEDxevent存在的价值是促进我们所在的城市、社区、大学里有更多的思想传播,所以这个人所分享的东西,必须是有思想价值的,至少ta所从事的领域是有思想价值的。
其次,这些演讲者也许有的人有演讲经验,当然以有演讲经验的优先,但是那种做讲座次数很多,一次能讲2个小时的人慎请(即使请也要沟通好,每个嘉宾的时间不超过18分钟)。对于没有演讲经验的嘉宾,可以在活动开始前和ta多次反复斟酌讲稿,并安排彩排,以确保演讲质量。
第四,这些演讲嘉宾在和他们取得联系之前最好通过你们的团队去认真筛选和查看他们的资料,确保嘉宾质量过关。
最后,请尽量使这些演讲人处于差别不大的层次上,不论是演讲质量还是社会地位。当然也许会有一到两个非常突出,或者一到两个稍微不那么精彩的,这都不要紧,整体保持一致就好了。

2, 中期联系

磨刀不误砍柴工,确定主题和确定潜在演讲者要花费多一些时间。免得后来大家发现方向不对,再改动的话就不容易了。
潜在演讲者确定了,联络的过程也是相当长的。

(1)   怎样和你想要的演讲人取得联系
前面提过,你请来的人可以是各个领域以及年龄段的人,只要ta的激荡思想的火花。都可以尝试去请。如果是你周围的同学、有独特学科理念和奇妙的人生经历的熟人,朋友的朋友,找起来相当方便,寻求推荐是非常靠谱的方法。对于这一类的人,虽然我们没有请过,但是建议,不管是否口头有邀请过,如果要确定请ta来,最好发一封正式的邀请邮件给他(邀请邮件的整理下文会提到)。
如果是大学里的TEDx event 资源就更加丰富了,各个领域学科的教授、老师都可以去请,这种资源也是非常容易获得的,也建议先打电话,再告知他们查收邮件。
最后一种就是社会人士以及名人。网络时代相当便捷,在不打扰他们个人生活的前提下,通过网络途径寻找是再方便不过的了,微博、博客、公共微信都是可以使用的渠道。

(2)   嘉宾联系过程
嘉宾首次取得联系可以有多种方式,但是正是发出邀请最好是以邮件的形式。邮件可以写的比较长,并且将你们的邀请意图、活动主题、团队介绍等内容都发给嘉宾看,让他对你们产生信任,并且诚意的表示希望合作。
首次邮件中就可以提到最好见面商议的事情。见面以后你们再就主题、演讲内容等等去进行详谈,并且包括Release的签订等等。
之后的邮件沟通确定讲者是否使用PPT,PPT你们是否有自己的模板供他们使用等等,彩排的时间,或者沟通讲稿之类的过程。
由于我们这一次请的嘉宾基本都是已经工作的人,有一些非常有名的人,所以他们基本都非常的忙,所以可能嘉宾回复邮件的速度不会如你预计,要非常耐心,适当的时候,可以善意地进行催促。
在沟通过程中,有些嘉宾更希望我们对ta的讲稿提出修改意见以及演讲建议,所以要耐心,因为嘉宾对于我们的活动付出了时间和精力,我们更要相信并感谢他们的努力。

3,  后期沟通

在活动开始前的三天,最好就确定了讲稿以及PPT,如果有必要,安排预演。要和嘉宾协商好时间,尽量不要耽误他们的时间。
和嘉宾如果成功沟通到了后期,那么他们活动当天不来的可能性就非常小了。如果嘉宾到现场彩排,最好安排专人去接送引导。

4, 一些小的沟通技巧

对于嘉宾联络这部分工作,我们是团队的嘉宾联络组先一起确定请哪些嘉宾,这些嘉宾大致可以来分享哪些版块的内容。再分别去联系,每个嘉宾都有专人负责,专人协商稿件,有一个负责人负责督促和审核整个过程,这个联络组的负责人心里要有数,现在进度如何,联络的嘉宾是否需要增加等等,什么时候要PPT 什么时候要演讲稿,这些都是要计划好,嘉宾比较忙,即使给了一些时间节点,前后有一些误差是OK的,但是不能无限地向后拖延。这个会特别影响整体的进度,包括宣传的进度、设计团队的进度等等

(1)   卖萌可取?
我们团队的成员小至大一,大至研三都有分布,所以联络起嘉宾来风格也各不相同,当然年龄比较小的可能倾向卖萌,但是不论你是否想卖萌,我建议及时收住。至少你们的第一封邀请邮件要正式、工整、专业化。这样比较容易获得嘉宾对你们团队的信任。当然,你和嘉宾越来越熟以后,卖萌就是自己的权力啦~

(2)   对于不同层次的嘉宾
对于常常奔走于各演讲场合,或者口才了得的嘉宾,避免给他们强调演讲技巧问题以防班门弄斧,对于这类嘉宾反而要认真强调18分钟的演讲规定,反复强调。事实证明,这些事情只要你肯说,嘉宾一般都会遵守,即使超时也是在3分钟之内的。对于舞台经验不丰富,或者容易紧张的讲者,可以多多沟通,多多鼓励,提出修改意见,我相信对于这一类讲者,会比较容易成为朋友。
对于一些完全没有时间彩排,让你看他们的讲稿的讲者,怎么办呢。当然,如果事先你知道要请的这个人特别忙,那就尽量减少请“大忙人”,另外,这类人一般名气很大,演讲水平也不差,所以还是要稍作沟通,确保活动的完成。

(3)   对于嘉宾的答谢
虽然TED官方邀请是不可以支付嘉宾任何的费用,但是如果嘉宾来自特别远的地方,在你们经费充足和允许的情况下,路费、晚饭等等情理之中的答谢当然是应该有的。对于每一个嘉宾,也可以给他们准备一些些有创意小礼品,或者是团队自己作为的东西,以示谢意。

其实,我也只是看过几场北京的TEDx event对于一场真正非常赞的,结构设置清晰、嘉宾内容给力的TEDx event 我还没有自己的定义,但是愿意和更多的TEDx licensee学习、交流。希望看到TEDx event在中国传播更多更新更好的思想,希望看到更好的未来。

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