TEDx 活动策展者工作包

二月 21st, 2013 | Posted by TEDx大学汇 in 活动感想 | 组织者感想

整理/万新远   微博链接:http://weibo.com/u/1748391944 经万新远同意,本站做部分微调。

编者注:这是原TEDxBLCU活动组织者之一万新远同学整理的一个策展者工具包。其中提供了大量他在TEDx活动筹备过程中,从其他TEDx活动策展人处收集得来的宝贵策展资料。当然,由于部分活动是在两年前开展的(例如TEDxHZ等),因此其中的资料可能已经和现今的TEDx Rules有冲突或者不合适。因此编者强烈建议各位策展团队成员首先阅读TEDx Rules(官方英文版:http://www.ted.com/pages/all_tedx_rules ,非官方中文版:http://tedxyue.com/tud_v2/index.php/hold-local-activity/tedx-rules/ )了解最新的规则,再参考前人的资料做参考。

2016/01/02更新:所有材料链接更改为:http://pan.baidu.com/s/1kTSBCv9

0. 熟读License:申请license,申请到之后仔细阅读TEDxToolkit,确保核心策展团队知道什么是TEDx可以有的,什么是不可以有的。(这就相当于签合同,有权利供享受也有义务要遵守)
TEDx Rules可在上文链接中找到,请在申请License之前详细阅读。TEDxToolkit和TEDxManual等指导性文件将会由TED官方在申请许可成功后,以电子邮件的方式发给策展人。请策展人仔细阅读。由于其内容主要只针对策展团队,再加上这些指导性文件更新频率很快,因此本站暂不提供下载链接。

1. 构想你的活动:商讨并确定活动的大致主题和时间地点,做个Intro吧!记得随时更新,打动演讲人和赞助商的第一步就靠它了~
此处提供一个来自TEDxBeijing in Wudaokou 2012 Intro:http://www.kuaipan.cn/file/id_4144643467916.htm。另外,策展团队应该观看大量的TED视频。TEDtoChina团队的Lawence曾提出策展人应该观看超过100个TED视频,所有带简体中文字幕的TED视频可以在:http://www.ted.com/translate/languages/zh-cn 找到并下载。

2. 策划、发掘&维护:根据对活动的大致构想做出财务、时间和人力预算,大致分工。开始联系讲者、赞助、场地等。
首先提供两份来自杭州地区2010年活动的经验手册。由于2010年可以说是TEDx刚刚进入中国没多久,因此在不少地方与现在的TEDx要求已经有一定的差距,因此在借鉴这部分资料的时候,策展团队应务必对照现今的TEDx Rules,有所调整。TEDxHZ项目操作手册: http://www.kuaipan.cn/file/id_4144643467913.htm,TEDxMFZU经验手册:http://www.kuaipan.cn/file/id_4144643467910.htm 。另外,有一份来自网络的《如何开展赞助活动》指南:http://www.kuaipan.cn/file/id_4144643467912.htm。要注意的是,TED官方对于赞助商有着很严格的要求,例如舞台上不能出现赞助商的徽标,赞助商不能登台,社交网络中也不能帮助赞助商宣传等。因此这份网络资料可能并不完全适用于TEDx活动。
对于如何邀请讲者,首先应该让讲者了解什么是TEDx,你的TEDx活动有什么特色。此外,团队内部也应该对潜在讲者做一份表格进行整理,还可以与同城的其他活动组织者们共享讲者列表。这些都可以从这个压缩包中找到模版:http://www.kuaipan.cn/file/id_4144643467914.htm

3. 设计你的活动:你希望粉丝们怎样议论你们即将开展的活动?让你的活动看起来更吸引人吧~根据讲者和赞助联络情况确定活动具体主题,从而开展文案、VI&物料设计和宣传工作。
VI,Visual Identity,视觉设计是很重要的一个部分。TED官方对于TEDx品牌的使用有很细致的要求,包括徽标的字体、颜色、底色等,具体请参照TEDx Rules。此处提供部分过往活动的海报模版,http://www.kuaipan.cn/file/id_4144643467915.htm,供参考。另外,推荐两本相关书籍,《idea+10①:举一反百的聪明设计法则》和《idea+10②:一计点睛的即效设计处方》。两本书都已出版,你甚至可以很容易地在网上找到PDF版本。

4.集中&呈现:距活动开始只有一周了,这时可不能有任何一个地方掉链子。落实你的场地、演讲人选和讲稿、资金&物料和工作人员等问题,加大你的宣传力度吧~
这一阶段,一定要有很清晰的分工表等,在此提供两个文件供参考。TEDxFactory798 返璞归真 物资清单,http://www.kuaipan.cn/file/id_4144643467917.htm。TEDxFactory798 City2.0活动志愿者工作安排表,http://www.kuaipan.cn/file/id_4144643467919.htm

5. 活动前两天做全方位的最终确认,至少要保证能让活动正常进行。(确保场地和物料设备OK第一重要,确保讲者的讲稿OK第二重要,确保工作人员各司其职第三重要,其他的不再赘述)

6. 当天活动结束后收拾好一切要回收的东西,然后去腐败一顿再睡个好觉。

7. 后续工作:给讲者、志愿者和观众各发一封感谢信吧,听听他们的反馈。当然,也别忘了感谢你的团队成员们。活动到这里并未结束,找个时间开个总结会,写个回顾贴还是很有必要的。清点剩余的物料,结算活动账目,收集齐所有音像资料,完成音视频剪辑和后续宣传总结。一个TEDx活动才算正式结束。

8. Q&A。这是万新远同学在解答其他团队组织者疑问时的稿子。供参考:http://www.kuaipan.cn/file/id_4144643467920.htm

最后,我们提供一个空白的文件夹列表模版,供大家用于存放和归档自己活动中所需的文件,http://www.kuaipan.cn/file/id_4144643467921.htm。也欢迎大家在活动结束之后,将自己活动中积累的材料共享给更多的策展团队。欢迎与 TEDx大学汇 团队联系。

声明:该工作包基于  署名-非商业性使用 2.5 中国大陆 (CC BY-NC 2.5 CN) 进行授权。 These works are licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial 2.5 China Mainland License.

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